Confidentialité

Ce site n’utilise ni mesure d’audience, ni publicité, ni contenu tiers. Il n’enregistre que ce qu’il faut pour vous répondre et pour faire fonctionner l’espace des membres.

Responsable du traitement

Association d’activités scientifiques technologiques et recherches appliquées (AD ASTRA), Association loi 1901 à but non lucratif, 61 rue du Landy, 93210 Saint-Denis. Contact : contact@adastra-asso.eu.

Formulaire de contact

Données enregistrées: Le motif, votre nom, votre adresse e-mail, votre organisation si vous l’indiquez, votre message, et la date de votre accord.
Finalité et base légale: Répondre à votre demande, sur la base de votre consentement, donné en cochant la case du formulaire.
Destinataires: Les membres du bureau chargés de l’administration du site. Une alerte est envoyée par e-mail à la boîte de l’association.
Durée de conservation: 12 mois au plus ; les messages plus anciens sont supprimés automatiquement.
Adresse IP: Elle n’est pas enregistrée avec votre message. Pour limiter les abus, elle sert seulement à compter les envois pendant 10 minutes.

Inscriptions aux événements

Données enregistrées: Votre prénom, votre nom, votre adresse e-mail, votre organisation si vous l’indiquez, l’événement choisi, la date de votre accord et celle de votre confirmation ; pour un membre connecté qui s’inscrit avec l’adresse de son compte, ce compte.
Finalité et base légale: Organiser l’événement (accueil, nombre de places, information en cas de changement ou d’annulation) et vous envoyer la confirmation, sur la base de votre consentement, donné en cochant la case du formulaire. Un visiteur le confirme par le lien que nous envoyons à l’adresse indiquée : son inscription ne compte qu’une fois ce lien ouvert. Un membre connecté qui s’inscrit avec l’adresse de son compte, sur le site ou dans l’application, est inscrit tout de suite.
Destinataires: Les membres du bureau chargés de l’administration du site, seuls à voir la liste des inscrits. Elle n’est ni publiée, ni transmise à un tiers.
Durée de conservation: 3 mois après la fin de l’événement ; les inscriptions plus anciennes sont supprimées automatiquement. Une demande qui n’est pas confirmée est effacée au bout de 48 heures.
Annulation: L’e-mail de confirmation contient un lien pour annuler votre inscription jusqu’au début de l’événement : l’annulation supprime vos données. Un membre connecté peut aussi annuler depuis l’application, sur la fiche de l’événement, une inscription faite avec son compte. Si l’événement change de date ou de lieu, ou s’il est annulé, vous en êtes prévenu par e-mail.
Adresse IP: Elle n’est pas enregistrée avec votre inscription. Pour limiter les abus, elle sert seulement à compter les envois pendant 10 minutes.

Comptes des membres

Pour chaque membre, nous enregistrons son prénom, son nom, son adresse e-mail de connexion, son mot de passe sous une forme irréversible, sa photo si elle est fournie, sa fiche publique (fonction, formation, présentation, liens, adresse e-mail publique), et les pôles dont il fait partie ou qu’il mène, indiqués par l’administration du site.

La fiche n’apparaît sur la page Membres, et sur la page de chacun de ses pôles, avec leurs écussons, que si elle est publique. Chaque membre peut la masquer en un clic depuis son espace. Les données sont conservées tant que le compte existe.

Articles des membres

Un article écrit par un membre est publié signé de son prénom et de son nom, après relecture par le bureau. Si sa fiche est publique, la signature porte aussi sa photo et mène à elle sur la page Membres ; sinon, seulement ses initiales. Tant qu’il n’est pas publié, un article n’est visible que de son auteur et du bureau.

Quand un compte est supprimé, ses brouillons et ses articles en relecture le sont aussi ; ses articles publiés restent en ligne, sans nom d’auteur.

Documents des membres

Données enregistrées: Pour chaque fichier déposé dans l’espace membre : le fichier, son nom, sa taille, son type, la date du dépôt et le membre qui l’a déposé ; pour un fichier supprimé, la date de la suppression et le membre qui l’a faite.
Finalité: Partager entre membres les documents de l’association, rangés en dossiers par le bureau.
Qui les voit: Les membres connectés, avec le nom du membre qui a déposé chaque fichier. Un dossier réservé au bureau, avec tout ce qu’il contient, n’est visible que des membres du bureau. Les fichiers ne sont jamais publiés sur le site public.
Durée de conservation: Tant que le fichier n’est pas supprimé. Supprimé, il reste 30 jours dans une corbeille d’où le bureau peut le restaurer, puis il est effacé ; les sauvegardes du serveur en gardent une copie 14 jours de plus, et la copie hors du serveur, mise à jour chaque semaine, l’efface au plus une semaine plus tard.
Départ d’un membre: Les fichiers déposés appartiennent à l’association : quand un compte est supprimé, ils restent, déposés par « ancien membre ». Chaque membre trouve dans l’export de ses données la liste des fichiers qu’il a déposés, et celle des fichiers d’autres membres qu’il a mis à la corbeille ; d’un dossier réservé au bureau qu’il ne voit pas, ni le nom du dossier ni celui du fichier. Qui a créé un dossier n’est pas enregistré.

Messagerie du conseil d’administration

Données enregistrées: Pour un mail reçu sur une boîte de l’association ou envoyé depuis elle : l’expéditeur, les destinataires, l’objet, la date, le texte et les pièces jointes, copiés sur le site. Pour un mail envoyé depuis le site : le membre qui l’a envoyé. Les images d’un mail ne sont ni chargées ni affichées.
Finalité: Permettre au conseil d’administration de lire les mails adressés à l’association et d’y répondre depuis le site et l’application.
Qui les voit: Les membres du bureau et les responsables de pôle. Une boîte de la trésorerie, si elle est ouverte, ne l’est qu’à la présidence et à la trésorerie.
Durée de conservation: La copie sur le site est effacée après 12 mois, ou dès que le mail est supprimé de la boîte. Le mail lui-même reste dans la boîte de l’association, chez son hébergeur (voir plus bas), jusqu’à ce qu’elle le supprime ; les sauvegardes du site le gardent encore le temps de leur rotation.
Départ d’un membre: Les mails sont à l’association : quand un compte est supprimé, ils restent, sans plus le nommer dans la trace des envois. Un mail déjà parti garde la signature qu’il portait. Chaque membre trouve dans l’export de ses données la date, les destinataires et l’objet de ce qu’il a envoyé.

Application et notifications

L’application, à l’adresse https://adastra-asso.eu/app, reprend le site et l’espace des membres ; elle s’ajoute à l’écran d’accueil d’un téléphone. Sur le serveur, elle n’enregistre rien de plus que le site, sauf si vous activez ses notifications.

Données enregistrées: Pour chaque appareil qui reçoit les notifications : l’adresse d’abonnement que son navigateur nous donne (chez Google, Apple, Mozilla ou Microsoft selon le navigateur), les deux clés qui servent à chiffrer les messages pour lui, les sujets choisis (nouveaux rendez-vous, nouveaux articles, relecture de vos articles, mentions et modifications de vos documents), le compte auquel il est rattaché quand un membre y est connecté, la date de l’abonnement, celle de la dernière ouverture de l’application et celle du dernier échec d’envoi. Ni adresse IP, ni description de l’appareil.
Finalité et base légale: Vous prévenir des nouveaux rendez-vous et des nouveaux articles, et, pour un membre, de la publication, de la programmation ou du renvoi de ses articles, sur la base de votre consentement : le navigateur vous demande l’autorisation quand vous activez une notification, jamais à l’ouverture de l’application.
Qui les voit: Elles ne servent qu’à l’envoi des notifications : aucune page du site ne les montre, sauf « Mes données », à un membre, pour ses propres appareils. Chaque notification est chiffrée pour votre seul appareil : elle transite par le service de notification de l’éditeur de votre navigateur (Google pour Chrome et Android, Apple pour Safari, Mozilla pour Firefox, Microsoft pour Edge), qui ne peut pas la lire mais voit l’adresse d’abonnement, l’heure et la taille du message. Ces services peuvent être situés hors de l’Union européenne ; le cadre de ce transfert reste à préciser par le bureau.
Durée de conservation: Jusqu’à ce que vous arrêtiez les notifications de l’appareil, que vous supprimiez votre compte, ou que le service de notification nous signale l’abonnement expiré ou le refuse à plusieurs reprises. Un appareil qui n’a pas ouvert l’application depuis 12 mois est effacé automatiquement. À la déconnexion, l’appareil quitte le compte et ne reçoit plus la relecture des articles ni les notifications des documents ; quand le mot de passe du compte change ou est réinitialisé, tous ses appareils le quittent de même (celui qui reste connecté le reprend, sans la relecture, à sa prochaine ouverture). Les sauvegardes du serveur en gardent une copie 14 jours de plus.
Arrêter: À tout moment : « Arrêter » sous la commande, ou les cases de l’onglet Compte de l’application ; ou dans les réglages du téléphone ou du navigateur, ou en désinstallant l’application.
Sur l’appareil: L’application garde une copie des pages publiques que vous avez lues, pour les afficher sans connexion, dans le stockage de votre navigateur : elle ne quitte pas l’appareil. La copie des pages lues en étant connecté, et celle des images, est effacée à la déconnexion (après une déconnexion faite sur le site, dès la prochaine page ouverte dans l’application) et quand un autre compte s’y connecte ; votre compte, les documents, la rédaction des articles et ce qui n’est pas encore publié ne sont jamais gardés. Ce stockage sert seulement au fonctionnement de l’application.

Cookies

Le site dépose uniquement les cookies nécessaires à son fonctionnement : un cookie de session et un jeton qui protège les formulaires contre les envois frauduleux. Si un membre coche « Se souvenir de moi » en se connectant, un troisième cookie le garde connecté sur cet appareil : il est effacé à la déconnexion et expire au plus tard après 400 jours. Sur un téléphone ou une tablette, remettre à plus tard la proposition d’installer l’application, ou l’installer, dépose un cookie (appli_plus_tard) qui la fait taire 30 jours sur cet appareil : il ne contient que cette réponse. Aucun cookie de mesure d’audience ni de publicité. Les polices, les images et les scripts sont servis par ce site : aucune ressource n’est chargée depuis un autre serveur.

Journaux du serveur

Comme tout serveur web, celui du site tient des journaux techniques (date, page demandée, adresse IP) qui servent à sa sécurité. Durée de conservation : 15 jours au plus, puis suppression automatique.

Vos droits

Vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation de leur traitement ou leur portabilité, vous opposer à leur traitement et retirer votre consentement à tout moment. Écrivez-nous à contact@adastra-asso.eu.

Les membres peuvent aussi télécharger leurs données et demander la suppression de leur compte depuis leur espace, rubrique « Mes données ».

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL : cnil.fr (nouvel onglet).

Hébergement

Le site et ses données sont hébergés par Hostinger International Limited (voir les mentions légales).

Le site est sauvegardé chaque nuit, avec toutes ses données (comptes, messages, inscriptions, articles, documents). Ces sauvegardes sont gardées 14 jours sur le serveur ; la copie hors du serveur, mise à jour chaque semaine, les efface au plus une semaine plus tard.